Von der Bestellmail zum Verkaufsauftrag

Bauideen20. August 20265 Minuten

Bestellungen kommen per Mail in ein Sammelpostfach. Der eigentliche Inhalt steckt im PDF im Anhang, das Anschreiben sagt nur, dass eine Bestellung anliegt. Jemand öffnet das PDF und tippt die Positionen in die Warenwirtschaft. Das ist die Aufgabe.

Die Kette

Das Postfach wird überwacht, nur der Posteingang
Ein Modell liest jede Mail und antwortet mit genau einem Wort: Bestellung, Rechnung, Marktplatz, Sonstiges oder Unklar
Dieses Wort wird als Kategorie an der Mail im Postfach gesetzt, damit ein Mensch die Sortierung sieht und korrigieren kann
Nur bei Bestellung geht es weiter
Die Anhänge der Mail werden geholt, auf PDF gefiltert, in eine Datei gewandelt und der Text daraus gelesen
Der vollständige Bestelltext geht mit dem Betreff in einen Chat-Kanal, an den Agenten, der den Auftrag anlegt

Zwei Dinge in dieser Kette sind Absicht. Erstens klassifiziert das Modell in ein Wort und nicht in einen Satz, weil ein Wort sich prüfen lässt. Zweitens darf der Ablauf nichts löschen und nichts versenden. Er liest, kennzeichnet und reicht weiter. Was er falsch einsortiert, liegt falsch einsortiert im Postfach und ist damit sichtbar, nicht weg.

Das Detail, an dem es scheitert

Eine echte Bestellmail brachte neun eingebettete Bilder mit, Signatur und Logo, und genau ein PDF. Ohne den Filter auf PDF läuft die Textextraktion auf ein Firmenlogo.

Der zweite Teil: aus Text wird ein Auftrag

Der Agent, der den Auftrag anlegt, schlägt Kunde und Artikel im System nach. Findet er einen Kunden nicht eindeutig, legt er nichts an, sondern meldet sich. Findet er eine Artikelnummer nicht, dasselbe. Das ist die wichtigste Regel im ganzen Aufbau, und sie steht in jeder Ausbaustufe drin: nicht raten.

Beim Anlegen selbst haben wir den Fehler gemacht, der bei Schnittstellen am häufigsten vorkommt. Das Feld für die Positionen heisst im System anders, als wir angenommen hatten. Unbekannte Felder werden dabei stillschweigend ignoriert. Das Ergebnis: Der Auftrag entsteht, die Schnittstelle meldet Erfolg, und es sind keine Positionen drin.

Seither liest der Agent jeden angelegten Auftrag zurück und prüft, ob die Positionen tatsächlich drinstehen, bevor er Vollzug meldet. Eine erfolgreiche Antwort ist kein Beleg dafür, dass das Richtige passiert ist.

Was das bringt

Das Abtippen entfällt. Der Mensch prüft einen fertig gefüllten Auftrag, statt ihn zu erstellen. Bei gleichförmigen Bestellungen von Stammkunden geht das in Sekunden, bei ungewöhnlichen dauert die Prüfung so lange wie vorher das Tippen. Der Gewinn liegt also in der Menge der einfachen Fälle, nicht in den schwierigen.

Was vorher zu klären ist

Sind die Bestell-PDFs maschinenlesbar oder gescannt? Bei gescannten braucht es zusätzlich Texterkennung.
Woran erkennt man den Kunden sicher? Kundennummer, Absenderadresse, Firmenname, in dieser Reihenfolge.
Woran den Artikel? Artikelnummer des Lieferanten, eigene Nummer, EAN.
Was passiert bei einer zweiten Mail zur selben Bestellung? Ohne Schutz gegen Dubletten entsteht der Auftrag zweimal.

Die Kette selbst ist keine Woche Arbeit. Die Zeit geht in diese vier Fragen, und sie lassen sich nicht überspringen, weil der Ablauf sonst rät.

Wie viele Bestellungen pro Woche kommen bei Ihnen als PDF herein, und wie viele verschiedene Formate sind das? Ab etwa zehn gleichförmigen pro Woche rechnet sich der Aufbau. Darunter lohnt sich eher der erste Teil allein, also das Sortieren des Postfachs.

Was in Ihrem Fall zu tun ist, hängt von Ihrem Fall ab. Fragen Sie Karl, unseren KI-Assistenten. Er antwortet sofort, und wenn es weitergeht, übernimmt ein Mensch.

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